Op de ledenvergadering op 7 juni 2006 heeft het bestuur van de NVAS de Gedrags- en Beroepsregels voor de Subsidie-adviseur (RGBS) aangepast aan de actualiteit en opnieuw vastgesteld:
- Begrippen
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
- Statuten: de Statuten van de NVAS;
- Bestuur: het Bestuur van de NVAS;
een lid van de vereniging: een aspirant-lid, gewoon lid dan wel buitengewoon lid van de vereniging;
- Subsidieadviseur: extern of intern adviserend. - Eer en waardigheid
Een lid is gehouden zijn werkzaamheden in zijn hoedanigheid van subsidieadviseur op een eerlijke, zorgvuldige en behoorlijke wijze te verrichten en zich daarbij overigens te onthouden van al wat in strijd is met de eer en waardigheid van het beroep. - Opdrachtuitvoering
Een lid zal de door hem/haar te verrichten adviesdiensten naar beste inzicht en vermogen en in overeenstemming met de eisen van goed vakmanschap uitvoeren. Een lid zal zorg
dragen voor een ordentelijke dossiervorming en een archiefbeheer. Deze verplichting heeft het karakter van een inspanningsverplichting. - Kwaliteit
Een lid is verantwoordelijk voor iedere opdracht en verplicht zijn/haar kennis, ervaring en werkcapaciteit zo goed mogelijk in te zetten en de hem/haar toevertrouwde opdracht zorgvuldig uit te voeren. Om een opdracht te kunnen aanvaarden, moet hij/zij beschikken over de noodzakelijke specifieke deskundigheid. Hij/zij moet de opdrachtgever goed duidelijk maken wat de feitelijke uitvoering van de opdracht precies inhoudt. - Wilsbeschikking bij aanvaarding
De inhoud en uitvoeringscondities moeten duidelijk, bij voorkeur schriftelijk, worden vastgelegd. Pas na het bereiken van deze wilsovereenstemming mag de opdracht worden aanvaard. Als voor het bereiken van wilsovereenstemming een vooronderzoek gewenst
lijkt, dan moeten de condities hiervoor van te voren worden afgesproken. Ten aanzien van de uitvoeringscondities moet de wilsovereenstemming betrekking hebben op onderwerpen als de omlijning van het odrachtgeversysteem, wat niet onder de opdracht valt, eventueel in te zetten interne respectievelijk externe deskundigen, de voortgangsbewaking, de momenten waarop en aan wie er wordt geadviseerd, respectievelijk gerapporteerd, de kostenraming, de betalende instantie en de eventuele noodzakelijke nazorg. - Wilsbeschikking bij uitvoering
Als uitgangspunten van de bereikte wilsovereenstemming veranderen tijdens de uitvoering van de opdracht, dan moeten het lid en opdrachtgever overleggen over aanpassing van de gemaakte afspraken aan de veranderde situatie. Als niet aan het lid te wijten oorzaken een goede opdrachtuitvoering belemmeren, dan zal het lid in overleg treden met de opdrachtgever dan wel zich uit de opdracht terugtrekken. Een lid moet er voor zorgen dat de medewerkers van de opdrachtgever die bij de uitvoering van een opdracht betrokken zijn, weten wat hun medewerking inhoudt. Hij/zij houdt de opdrachtgever op de hoogte van de voortgang van het werk, hij/zij geeft de opdrachtgever zoveel mogelijk inzicht in de met het advies beoogde doelstelling, de hierbij aanbevolen middelen en de informatie die aan de adviezen ten grondslag ligt. Hij/zij houdt aantekening van de verrichte werkzaamheden voor een opdracht. Dit mede ten behoeve van een eventuele verantwoording achteraf. De vertrouwelijkheid van de betrokken stukken moet zijn gewaarborgd. - Contractsduur
De overeenkomst tussen een lid en een opdrachtgever wordt aangegaan voor de in de overeenkomst aangegeven tijd dan wel voor de in de overeenkomst aangewezen
onderwerpen. - Vertegenwoordiging
Een lid zal niet zonder daartoe door de opdrachtgever gemachtigd te zijn een opdrachtgever in rechte vertegenwoordigen ten opzichte van enige subsidieverstrekker of gerechtelijke instantie. Indien het onduidelijk is of een lid daartoe door de opdrachtgever
gemachtigd is, overtuigt het lid zich daarvan door zulks met de betreffende opdrachtgever te verifiëren. Een lid zal niet met enige subsidieverstrekker overleg voeren zonder dat de opdrachtgever wiens positie het betreft daarmee tevoren heeft ingestemd of dit overigens past binnen een lopende opdracht van die opdrachtgever. Indien een lid optreedt voor of via een andere persoon dan de opdrachtgever die het betreft dient dat lid zich ervan te overtuigen dat hij door de betreffende opdrachtgever gemachtigd is om deze te vertegenwoordigen voordat hij over diens fiscale positie overleg pleegt met enige subsidieverstrekker. Indien een lid werkzaam is binnen een internationaal samenwerkingsverband zijn de bepalingen van dit artikel onverkort van toepassing ten aanzien van opdrachtgevers of potentiële opdrachtgevers van dat internationale samenwerkingsverband. Dit artikel geldt ongeacht het land van waar uit het lid zijn werkzaamheden uitoefent. - Onafhankelijkheid
Een lid mag geen materiële of andere nevenbelangen hebben, die het geven van het beste advies in de weg kunnen staan. Als zulke belangen zich voordoen, dan moet óf de opdracht worden geweigerd óf het nevenbelang moet, vóór aanvaarding van de opdracht, worden voorgelegd aan de opdrachtgever. Dit geldt niet voor de interne subsidieadviseur. - Zorgvuldigheid bij het overnemen van een opdrachtgever of wijzigingen in de opdracht
Indien een lid (de nieuwe adviseur) een opdracht aanvaardt van een (gewezen) opdrachtgever van een ander lid (de oude adviseur) dan dient hij met de opdrachtgever nadrukkelijk te overleggen over de omvang en het ingangstijdstip van zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid. Tevens dient hij zich ervan te overtuigen dat de oude adviseur hiervan op de hoogte is en er geen conflicterende
vertegenwoordigingsbevoegdheid ontstaat. Zo nodig neemt hij hiertoe contact op met de oude adviseur. Ieder lid is er te allen tijde zelf voor verantwoordelijk dat de betreffende autoriteiten op de hoogte zijn van de omvang, de ingangsdatum, en de einddatum van zijn vertegenwoordigingsbevoegdheid. Tenzij de opdrachtgever hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt of dit voortvloeit uit de aard van de opdacht, informeert de nieuwe adviseur de oude adviseur omtrent het feit van de aanvaarding van de opdracht en, zo dit relevant is ter voorkoming van verwarring over ieders verantwoordelijkheid en vertegenwoordigingsbevoegdheid, omtrent de inhoud en omvang van de opdracht. Indien de oude adviseur de opdracht heeft neergelegd op grond van de Gedragscode, informeert hij omtrent dat enkele feit onmiddellijk de nieuwe adviseur. De oude adviseur verstrekt op verzoek van de opdrachtgever, welk verzoek al dan niet via de nieuwe adviseur kan worden geleid, de inlichtingen, en zo nodig afschriften van stukken (niet zijnde interne dossiernotities van de oude adviseur), die nodig zijn voor een behoorlijke vervulling van de opdracht door de nieuwe adviseur. Daarbij houdt hij geen relevante inlichtingen of stukken achter, ook niet als daarom niet expliciet verzocht is. Voor het vervaardigen van afschriften kan hij, na daarover vooraf overleg te hebben gepleegd met de nieuwe adviseur, een kostenvergoeding op basis van kostprijs in rekening brengen. Relevante correspondentie die de oude adviseur na overneming heeft ontvangen van autoriteiten stuurt deze zo spoedig mogelijk door aan de nieuwe adviseur. De oude adviseur kan zijn medewerking aan een behoorlijke overdracht niet afhankelijk stellen van de betaling van nog openstaande rekeningen. De oude adviseur kan wel, alvorens hij zijn medewerking verleent aan de overdracht, bij de opdrachtgever verifiëren dat het diens verzoek is dan wel van de nieuwe adviseur bewijs verlangen dat het verzoek van de nieuwe adviseur tot medewerking geschiedt op basis van een uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtgever. Deze bepaling geldt mutatis mutandis in geval een pdrachtgever gelijktijdig meerdere adviseurs heeft en de inhoud van de opdracht van een of meerdere adviseurs wijzigt. - Beëindiging opdrachten
Het is een lid niet toegestaan een opdracht neer te leggen op een daartoe niet geschikt moment, tenzij de omstandigheden daartoe noodzaken; bijvoorbeeld als bedoeld in artikel 19 en 21, of het niet nakomen van de financiële verplichtingen van de opdrachtgever. Een lid dat zijn opdracht neerlegt blijft desondanks, voor zover zulks in redelijkheid van hem kan worden gevergd, verplicht tot het nemen van die maatregelen die nodig zijn om schade voor zijn opdrachtgever te voorkomen. - Relaties met collega-adviseurs
Als twee of meer leden samen een opdracht uitvoeren, dan moeten vooraf goede afspraken worden gemaakt over ieders bijdrage en verantwoordelijkheid. Een lid mag niet trachten een opdrachtgever te beïnvloeden om een ander lid een reeds verstrekte opdracht alsnog te onthouden. Een lid mag het werk van een ander lid bij dezelfde opdrachtgever niet beoordelen als het andere lid hiervan niet op de hoogte is. Een lid aanvaardt slechts een opdracht van een opdrachtgever voor wie voordien werkzaamheden door een ander lid zijn verricht, nadat hij/zij met dit andere lid overleg heeft gevoerd teneinde vast te stellen of er professionele bezwaren zijn tegen het aanvaarden van deze opdracht. - Vermelding lidmaatschappen
De vermelding van het lidmaatschap van enige andere vereniging of organisatie dan die van de NVAS is niet geoorloofd, tenzij het een lidmaatschap betreft dat ingevolge artikel 4 lid 3 der Statuten verenigbaar geacht wordt met het lidmaatschap van de NVAS. In een zodanig geval dient het lid onmiskenbaar duidelijk te maken in welke hoedanigheid hij optreedt. - Honorarium
Een lid zal zijn honorarium vaststellen met inachtneming van de aard, de omvang en het belang van zijn werkzaamheden. - Geheimhouding en zorgvuldigheid
Een lid moet zorgvuldig omgaan met verkregen informatie. Informatie van vertrouwelijke aard mag alleen worden gebruikt ten behoeve van de uitvoering van de opdracht.
Het lid houdt, zowel tijdens als na het beëindigen van de relatie met de opdrachtgever geheim al hetgeen hem/haar in de uitvoering van de opdracht is toevertrouwd of wat
daarbij als een vertrouwelijke aangelegenheid te zijner/harer kennis is gekomen en legt zijn/haar medewerkers en personeel een gelijke geheimhoudingsplicht op, onverminderd de zelfstandige geheimhoudingsplicht welke eventueel bij hem/haar in dienst zijnde leden uit hoofde van deze “Gedrags- en Beroepsregels” hebben. Deze geheimhoudingsplicht geldt niet voor zover de opdrachtgever hiervoor ontheffing heeft verleend en evenmin tegenover de overheid, dit laatste voor zover dat uit de aard van de opdracht voortvloeit, dan wel vanuit wettelijke voorschriften. - Incompatibiliteiten
Het is een lid niet geoorloofd een beroep uit te oefenen of functies te bekleden, welke onverenigbaar zijn met de zelfstandigheid van de subsidieadviseur. - Beroepsaansprakelijkheid
Een lid dient ervoor zorg te dragen dat het risico van zijn beroepsaansprakelijkheid door een adequate verzekering is gedekt, dan wel in de algemene voorwaarden van het lid is geregeld. - Onwettige activiteiten
Een lid onthoudt zich van de verlening van diensten of legt een opdracht neer, indien in redelijkheid aanwijzingen bestaan dat de opgedragen diensten strekken tot oorbereiding, ondersteuning, uitvoering of afscherming van onwettige activiteiten. Zolang in redelijkheid aanwijzingen van het tegendeel ontbreken, mag een lid afgaan op
de juistheid en volledigheid van de hem door de opdrachtgever verstrekte gegevens. Vóór de aanvaarding van een opdracht gaat het lid na of niet in redelijkheid aanwijzingen bestaan dat de opdracht strekt tot voorbereiding, ondersteuning, uitvoering of afscherming
van onwettige activiteiten. De in dit artikel genoemde verplichting is eveneens van toepassing gedurende de looptijd van de opdracht. - Gedragingen bij opdrachtbeoordeling
Bij gerede twijfel aan de wettigheid van het doel waartoe de opdracht strekt, stelt een lid een nader onderzoek in naar de identiteit van de (potentiële) opdrachtgever en in voorkomend geval tevens naar de identiteit van de tussenpersoon die de opdracht heeft verstrekt alsmede naar de achtergrond van de (potentiële) opdrachtgever, de
tussenpersoon en/of een voorgestelde structuur of transactie. Tevens stelt het lid een nader onderzoek in naar de juistheid en volledigheid van de door of namens de (potentiële) opdrachtgever verschafte gegevens, indien zich omstandigheden voordoen die gerede twijfel aan de juistheid en volledigheid van die gegevens rechtvaardigen.
Indien het lid na het nader onderzoek nog twijfelt over het al dan niet verlenen van diensten of het neerleggen van de opdracht, is collegiaal overleg met een ander lid dat niet
bij de betreffende zaak betrokken is, geboden. Indien het collegiaal overleg niet mogelijk is of dit overleg niet tot een duidelijke conclusie leidt, kan het lid voor overleg een beroep doen op een door of namens de NVAS aangewezen vertrouwenspersoon. Indicatoren welke tot een nader onderzoek nopen hebben met name betrekking op:
a. de opdrachtgever/tussenpersoon;
b. ongebruikelijke opdracht(en);
c. ongebruikelijk betalingsverkeer;
d. ongebruikelijke of onduidelijke juridische structuren;
e. ongebruikelijke transacties. - Beëindiging twijfelachtige opdrachten
Een lid onthoudt zich van de verlening van diensten of legt een opdracht neer, indien het lid in redelijkheid niet in voldoende mate de gegevens heeft verkregen waarom het de (potentiële) opdrachtgever of de tussenpersoon ter uitvoering van het bepaalde in of krachtens de voorgaande artikelen heeft verzocht. - Contante betaling
In het kader van zijn praktijkuitoefening verricht of aanvaardt een lid geen betaling per kas van bedragen hoger dan 5.000,-- of de tegenwaarde daarvan. - Personeelswerving
Leden dienen zich bij de werving van medewerkers voor hun organisatie te onthouden van het actief werven onder collega’s. Uiteraard verhindert dit niet, dat medewerkers (al dan niet lid) zelf reageren op vacatures waarvan zij op de hoogte raken, en evenmin dat zij een open sollicitatie zenden. Leden van de NVAS dienen na het aannemen van een nieuwe medewerker, die afkomstig is of onder supervisie heeft gewerkt van een lid, met dit andere lid collegiaal contact op te nemen, maar niet eerder dan dat dit lid zich ervan heeft vergewist, dat zijn nieuwe medewerker bij zijn werkgever heeft opgezegd. - Reclame en openbare voorlichting
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Reclame: iedere vorm van openbare aanprijzing, die de bevordering van de verkoop van diensten beoogt door in overwegende mate wervend de aandacht te vestigen op het
optreden van het lid als subsidieadviseur of het samenwerkingsverband waartoe het behoort;
b. Openbare voorlichting: kennisoverdracht - door redactionele tussenkomst - via een massamedium ten behoeve van een goede oordeels- en besluitvorming van de ontvangers van de boodschap, vanwege een lid of het samenwerkingsverband waartoe het behoort. Het is een lid toegestaan reclame en/of openbare voorlichting te bedrijven, of te gedogen dat die ten behoeve van hem/haar wordt bedreven, voorzover dit niet in strijd is met dit
reglement. Een lid dient ervoor zorg te dragen dat reclame en/of openbare voorlichting door of namens hem gemaakt of gegeven in overeenstemming is met de eer en waardigheid en de zorgvuldigheid die een professionele subsidieadviseur betaamt en ook overigens in overeenstemming is met de Nederlandse Reclame Code, zoals vastgesteld door het bestuur van de Stichting Reclame Code Commissie en geïnterpreteerd in jurisprudentie van de Reclame Code Commissie. Een lid onthoudt zich van marketingactiviteiten met een misleidend karakter. Hij/zij geeft een reëel beeld van de beschikbare mogelijkheden en werkt niet mee aan contracten waarbij de opdrachtgever aan onaanvaardbare verplichtingen wordt gebonden. - Opdrachten bij concurrerende organisaties
Een lid moet de opdrachtgever op de hoogte stellen van zijn/haar opvattingen over het tevens adviseren van concurrerende organisaties. - Onjuiste informatie
Een lid verstrekt geen mededelingen aan de overheid of aan derden waarvan hij/zij weet \of dient te weten dat deze onjuist zijn of misleidend. - Verlenen van een vergoeding
Een lid geeft geen vergoeding voor het hem bezorgen van opdrachten door opdrachtgevers of medewerkers van opdrachtgevers. Het geven van een vergoeding voor het overnemen van een praktijk of een deel daarvan wordt niet beschouwd als het geven van een zodanige vergoeding.